Wer welche Zuständigkeiten in welchen Bereichen hat, definierst oder findest du bei Schnittstellen.
Erstelle eine Schnittstelle, indem du einen Namen und eine Beschreibung dazu gibst, und die Zuständigkeiten sowie jeweiligen Verantwortungen definierst. Damit kannst du auch sowohl Kostengruppen und Vergabeeinheiten verbinden, als auch Aufgaben, Entscheidungen, Dokumenten und Räume.
🌱 Best Practice: Verbinde die Schnittstellen mit den jeweiligen Aufgaben, die sich daraus ableiten, sodass du und deine Kollegen den Überblick nicht verliert und die Projektstruktur übersichtlich bleibt.
💡 Tipp: In Projekteinstellungen kannst du Schnittstellenverantwortlichkeiten festlegen und eine Art Vorlage für jede Verantwortlichkeit erstellen. Nachdem du eine Schnittstelle erstellt hast, kannst du mit dem “+” neben den Zuständigkeiten Schnittstellenverantwortlichkeiten einfügen und ihre Vorlage übernehmen. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Zuständigkeiten sich oft wiederholen.
Bist du an einer Schnittstelle beteiligt, kannst du sie mit dem Button “Schnittstelle akzeptieren” annehmen.
☝️ Hinweis: Hast du den Eindruck, dass die Verantwortlichkeiten nicht klar aufgeteilt wurden, kannst du dafür z.B. eine Aufgabe in der Schnittstelle selbst eröffnen und die anderen Entscheidungsträger darum bitten, die Schnittstelle in einem Meeting nochmal zu besprechen.
🌱 Best Practice: Hat sich etwas an der Schnittstelle verändert, nachdem sie schon akzeptiert wurde? Dann klicke auf den Button “Neue Version erstellen” und bearbeite die Felder, die sich verändert haben. Diese neue Version wird daraufhin von allen Beteiligten erneut akzeptieren werden müssen. Die alte Version wird versioniert und archiviert. Die neuen Verantwortlichkeiten treten ab dem Tag ein, ab dem die neue Version akzeptiert wurde.
➡️ Hier geht's zur Einleitung, wie du Schnittstellen erstellst und verwaltest, Schritt für Schritt: Zur Einleitung.